Actionnaires
Communiqué de presse
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Après avoir adhéré à la procédure ACTES (Aide au Contrôle de Légalité Dématérialisé), la ville de Boulogne sur Mer s’est intéressée à la manière d’évoluer vers la dématérialisation. Cette évolution a soulevé la problématique de la signature électronique et de la communication de documents dématérialisés. Au même moment, plus de 1 000 arrêtés à signer de manière manuscrite ont du être traités par le 1er Adjoint au Maire suite à un important reclassement d’une catégorie du personnel.
L’objectif de la collectivité a donc été de mettre en place une procédure de dématérialisation des documents lors de la signature des arrêtés afin de gagner en productivité, en efficacité et en temps.
En juin 2009, la ville de Boulogne s’est naturellement tournée vers GFI pour son expérience auprès des collectivités. En effet, depuis plus de 20 ans, GFI est le 1er partenaire des collectivités dans leur démarche de modernisation et dans l’intégration des nouvelles méthodes de management public.
De plus, GFI fort de son expertise auprès des collectivités, propose une approche stratégique de la dématérialisation et un protocole spécifique répondant aux principales questions que toute collectivité doit se poser avant d’intégrer une solution de dématérialisation :
- Comment les documents sont dématérialisés ?
- Comment sont-ils visés et signés électroniquement si une solution est déjà mise en place ?
- Comment les documents sont-ils télétransmis de manière sécurisée ?
- Est-ce que des prestations et des modules d’intégration nouveaux peuvent être intégrés dans le système informatique ?
- Comment gérer l’impact sur l’organisation ?
Les représentants de la collectivité ont opté pour un parapheur électronique s’intégrant parfaitement au fonctionnement des ressources humaines de la ville. Le parapheur mis au point par GFI présente de nombreux avantages tels que la visualisation des documents à signer et la facilité de paramétrage. Les arrêtés sont ventilés en fonction de différents scénarii pré-paramétrés en fonction du workflow, et soumis alors à la signature de l’élu concerné.
« La méthodologie mise en place par GFI permet d’avancer pas à pas, de faire les bons choix en terme de solutions et d’avoir une intégration en toute transparence. Le parapheur électronique est simple d’utilisation ce qui permet aux élus en très peu de temps de pouvoir l’adopter » déclare Dominique Bachelet, Responsable de projet de la Ville de Boulogne sur Mer.
«Grâce à la solution de GFI, nous avons pu gagner énormément de temps dans la signature d’un arrêté, sa transmission et son exécution. A cela s’ajoute une forte économie de papier, de frais d’impression et de temps consacré par les élus et le personnel en manipulation et classement », commente Dominique Bachelet.
Depuis la mise en place du parapheur électronique fin juillet 2009, les élus de Boulogne sur Mer peuvent désormais, en un clic, signer jusqu’à 800 arrêtés et les transmettre immédiatement aux services concernés. Cette gestion est entièrement automatisée et quasi instantanée là où auparavant, les documents étaient imprimés, transmis par courrier, transitaient par différents services puis étaient archivés. Cela permet à tous les niveaux de faire gagner du temps à chacun sur des tâches souvent longues et peu productives.
Dans un avenir proche, la ville de Boulogne sur Mer fera de nouveau appel à GFI pour se doter d’une solution spécifique destinée au département de gestion comptable et étendre le parapheur électronique à l’ensemble des problématiques de signature au sein de la collectivité.
Karène Vigoureux - Tél. 01 41 11 35 42 - kvigoureux@oxygen-rp.com
Sandrine Mahoux - Tél. 01 41 11 37 95 - smahoux@oxygen-rp.com
www.oxygen-rp.fr
Paris, le 16 février 2010
La ville de Boulogne sur Mer s’équipe d’une solution de dématérialisation
avec le parapheur électronique de GFI
GFI a accompagné le département des Ressources Humaines de Boulogne sur Mer (62) dans l’adoption et le déploiement d’une solution de dématérialisation, parfaitement intégrée aux applications informatiques déjà existantes.
Boulogne sur Mer et la dématérialisation
Après avoir adhéré à la procédure ACTES (Aide au Contrôle de Légalité Dématérialisé), la ville de Boulogne sur Mer s’est intéressée à la manière d’évoluer vers la dématérialisation. Cette évolution a soulevé la problématique de la signature électronique et de la communication de documents dématérialisés. Au même moment, plus de 1 000 arrêtés à signer de manière manuscrite ont du être traités par le 1er Adjoint au Maire suite à un important reclassement d’une catégorie du personnel.
L’objectif de la collectivité a donc été de mettre en place une procédure de dématérialisation des documents lors de la signature des arrêtés afin de gagner en productivité, en efficacité et en temps.
Une solution efficace en adéquation avec les Ressources Humaines
En juin 2009, la ville de Boulogne s’est naturellement tournée vers GFI pour son expérience auprès des collectivités. En effet, depuis plus de 20 ans, GFI est le 1er partenaire des collectivités dans leur démarche de modernisation et dans l’intégration des nouvelles méthodes de management public.
De plus, GFI fort de son expertise auprès des collectivités, propose une approche stratégique de la dématérialisation et un protocole spécifique répondant aux principales questions que toute collectivité doit se poser avant d’intégrer une solution de dématérialisation :
- Comment les documents sont dématérialisés ?
- Comment sont-ils visés et signés électroniquement si une solution est déjà mise en place ?
- Comment les documents sont-ils télétransmis de manière sécurisée ?
- Est-ce que des prestations et des modules d’intégration nouveaux peuvent être intégrés dans le système informatique ?
- Comment gérer l’impact sur l’organisation ?
Les représentants de la collectivité ont opté pour un parapheur électronique s’intégrant parfaitement au fonctionnement des ressources humaines de la ville. Le parapheur mis au point par GFI présente de nombreux avantages tels que la visualisation des documents à signer et la facilité de paramétrage. Les arrêtés sont ventilés en fonction de différents scénarii pré-paramétrés en fonction du workflow, et soumis alors à la signature de l’élu concerné.
« La méthodologie mise en place par GFI permet d’avancer pas à pas, de faire les bons choix en terme de solutions et d’avoir une intégration en toute transparence. Le parapheur électronique est simple d’utilisation ce qui permet aux élus en très peu de temps de pouvoir l’adopter » déclare Dominique Bachelet, Responsable de projet de la Ville de Boulogne sur Mer.
Automatisation et rapidité d’exécution
«Grâce à la solution de GFI, nous avons pu gagner énormément de temps dans la signature d’un arrêté, sa transmission et son exécution. A cela s’ajoute une forte économie de papier, de frais d’impression et de temps consacré par les élus et le personnel en manipulation et classement », commente Dominique Bachelet.
Depuis la mise en place du parapheur électronique fin juillet 2009, les élus de Boulogne sur Mer peuvent désormais, en un clic, signer jusqu’à 800 arrêtés et les transmettre immédiatement aux services concernés. Cette gestion est entièrement automatisée et quasi instantanée là où auparavant, les documents étaient imprimés, transmis par courrier, transitaient par différents services puis étaient archivés. Cela permet à tous les niveaux de faire gagner du temps à chacun sur des tâches souvent longues et peu productives.
Dans un avenir proche, la ville de Boulogne sur Mer fera de nouveau appel à GFI pour se doter d’une solution spécifique destinée au département de gestion comptable et étendre le parapheur électronique à l’ensemble des problématiques de signature au sein de la collectivité.
Relations Presse GFI
- Responsable Communication - Tél. 01 44 04 50 46Relations Presse Oxygen
Aurélie Jeanne - Tél. 01 41 11 37 76 - aureliej@oxygen-rp.comKarène Vigoureux - Tél. 01 41 11 35 42 - kvigoureux@oxygen-rp.com
Sandrine Mahoux - Tél. 01 41 11 37 95 - smahoux@oxygen-rp.com
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